Tous les médecins sont unanimes quant au besoin d’engager une secrétaire qui leur facilite tant la gestion de la paperasse, que la réception des appels téléphoniques. Quels que soient les coûts, beaucoup d’entre eux sont prêts à investir, pour peu que qu’ils se recentrent davantage sur le coeur de leur métier. Faisons le point sur le rôle de la secrétaire dans le cabinet afin de comprendre à quel point elle est capable d’aider le praticien à accroitre le temps médical.

Un médecin peut-il se passer de la secrétaire dans le cabinet ?

La délégation des tâches administratives à un secrétariat à distance ou un télésecrétariat est le must de tout médecin soucieux de consacrer un maximum de temps à ses patients. Il est extrêmement difficile de travailler seul dans un cabinet : recevoir les patients, gérer les rendez-vous et le volet administratif ainsi que l’accueil médical téléphonique. Parfaitement convaincus de la nécessité d’accroître le temps médical, les syndicats réclament des moyens supplémentaires permettant le financement d’une secrétaire ou d’un télésecrétariat. D’ailleurs, tous ceux qui ont travaillé sans secrétaire avouent aujourd’hui que leur quotidien est plus simple à gérer, surtout avec le vieillissement de la population et l’augmentation exponentielle des patients. D’après le Dr Béatrice Fazilleaud (Charente-Maritime), les pathologies chroniques ne cessent de se multiplier et rendent le travail encore plus fastidieux. Une récente enquête* de l’URPS Franche-Comté auprès des médecins libéraux de la région, a relevé que 83,6 % des généralistes interrogés estiment que leur temps de travail ne cesse d’augmenter depuis 2009 avec 50.8 heures en moyenne par semaine. Si le médecin consacre entre une et deux heures aux tâches administratives et à gérer son planning médical, il ne pourra pas être totalement disponible pour ses patients.

La présence d’une télésecrétaire réduit le risque du burn out

En choisissant les nouvelles formules de secrétariat téléphonique, un médecin parviendra à confier son accueil téléphonique médical à des professionnels qui lui assurent une réception d’appel à son image. Quant à la secrétaire sur place, elle s’occupera des tâches administratives et des cas d’urgence. Sa présence sera d’une importance capitale, parce qu’elle aidera le généraliste à prodiguer les soins nécessaires aux patients, sans interruption ni perturbation. On a même affirmé que la présence de la télésecrétaire et le recours à la permanence téléphonique médicale, peut alléger les risques de burn-out chez les médecins. Aujourd’hui, le téléphone nous accompagne partout, c’est ce qui justifie le flux des appels dans les cabinets médicaux, c’est interminable ! Et comme la secrétaire ne peut ne pas faire la pluie et le beau temps, la seule solution pour les médecins consiste à investir dans un secrétariat externalisé. Le Dr Combes, Installé à Gaillac, a précisé qu’« une secrétaire ne peut pas couvrir la plage horaire du médecin de 8 heures à 20 heures. Le télésecrétariat médical est une bonne option, surtout si le travail se fait en réseau avec le médecin et un serveur commun. C’est aussi un moyen pour ne pas être dérangé par le téléphone pendant la consultation ».

(Source : *Enquête réalisée en janvier 2014 auprès de 11116 médecins par la société Kynos pour l’URPS Médecins)