Pour un médecin, les tâches administratives dédiées à la gestion du cabinet médical peuvent l’empêcher de se consacrer pleinement au cœur de son métier. Pour autant, fournir un accueil téléphonique décent à ses patients est un élément essentiel pour instaurer une relation patient-médecin de qualité.

Une permanence téléphonique médicale est un service de secrétariat à distance spécialisé dans le secteur médical et paramédical, qui permet de bien gérer l’accueil téléphonique de ses patients. Véritable complément du secrétariat en présentiel, la permanence téléphonique présente des avantages non négligeables.

Définition d’une permanence téléphonique médicale

Un entreprise de permanence téléphonique médicale met à disposition des cabinets, des cliniques ou les hôpitaux, des télésecrétaires rompues dans le domaine de santé. Le service peut être pris en charge par un call center 100% français, par des plateformes téléphoniques qui sous-traitent à l’étranger ou par des secrétaires indépendants ou à domicile.

Les missions dépendent des besoins des professionnels de santé, mais souvent le télésecrétariat médical s’engage dans la gestion des tâches suivantes :

• Réception des appels entrants,
• Orientation des correspondants,
• Identification de la nature de l’appel (urgent, suivi de dossier, demande d’information…),
• Gestion d’agendas,
• Transfert des appels vers le bon praticien,
• Traitement des appels suivant les consignes du client,
• Réalisation de tâches administratives (courriers, ordonnances, comptes rendus médicaux).

Télésecrétariat médical : pour quels professionnels de santé ?

Un télésecrétariat médical peut être sollicité par l’ensemble des professionnels de santé et de soins. Un ou une secrétaire référente peut s’occuper de la gestion d’un seul cabinet de médecin ou de plusieurs praticiens au sein d’un même cabinet.

Médecin généraliste, cabinet dentaire, clinique spécialisée, ophtalmologue, psychiatre, pédiatre, cardiologue, infirmier libéral, kinésithérapeute, maisons de santé, les EHPAD et hôpitaux quelles que soient, la spécialité ou la structure, le secrétariat téléphonique médical offre à ses adeptes de nombreux avantages et améliore remarquablement leur quotidien professionnel. En effet, cette formule peut décharger les équipes qui assistent les médecins de la réception des appels et des autres tâches non productives, de manière qu’ils soient toujours prêts à se consacrer aux soins des patients.

Les avantages d’une permanence médicale

Le permanence téléphonique médicale est une solution de la gestion des appels entrants des cabinets médicaux, bien plébiscitée, qui contribue à l’amélioration de l’image du cabinet et du praticien. Le service permet de gérer autant d’appels, tous avec la même efficacité et le même entrain, pendant les horaires de travail ou en dehors des horaires d’ouverture. Mais, en tant que professionnel de santé ou de soins, vous pouvez opter pour un service de secrétariat à distance de façon ponctuelle (débordement, congés) ou en permanence.

C’est la meilleure façon pour assurer un décroché rapide et ne perdre aucun appel. Le médecin peut aussi faire appel au télésecrétariat lorsque l’assistante médicale ne peut pas prendre les appels. Après trois sonneries, les appels sont renvoyés vers le télésecrétariat par exemple.

Les télésecrétaires sont également capables d’orienter et répondre à tous les appels conformément aux besoins de chaque patient. Polyvalentes et réactives, elles ont la capacité de s’adapter à toutes les situations et à gérer toutes les tâches qui leur sont assignées : prise de rendez-vous, d’un message à laisser pour le médecin, la gestion de l’agenda, filtrage… Outre le respect des clients, elles tiennent toujours compte des spécificités du secteur, notamment le respect du secret médical et des directives de chaque client.