Télésecrétaire médicale, secrétaire médicale à distance ou assistante médicale externalisée… tous sont des termes utilisés pour désigner un professionnel capable de gérer un cabinet médical à distance. Souvent choisi par des femmes, le métier est conçu pour apporter aide et soutien aux professions médicales et paramédicales. A partir du moment où le télésecrétaire est engagé, il devient l’interlocuteur privilégié des patients.

Un service de télésecrétariat de qualité est ce qui permet aux médecins et praticiens d’axer toute leur attention sur les consultations. Retour sur les qualités professionnelles et missions de la secrétaire à distance.

La télésecrétaire médicale : quelle valeur ajoutée pour les professionnels de santé ?

Ce sont souvent les femmes qui optent pour ce métier qui y excellent. En effet, elles ne cessent de prouver qu’elles sont les plus habilitées à améliorer le fonctionnement de l’activité du docteur généraliste ou du médecin spécialisé, du praticien allopathique ou du thérapeute holistique, de l’infirmier ou du kiné…

Avec leur bonne écoute, compréhension et empathie, elles contribuent à étendre les plages horaires de l’accueil téléphonique, à véhiculer une image professionnelle et rigoureuse et bénéficier d’une meilleure gestion des rendez-vous. De même, un bon accueil réservé à ses patients est un gage de qualité qui témoigne de cette volonté de maintenir le lien de confiance avec eux.

Qualités professionnelles et missions de la télésecrétaire médicale

La secrétaire médicale à distance est un maillon fort de la relation avec le patient. Le numérique n’est pas toujours suffisant pour prouver à ses patients qu’on est présent pour eux et prêt à leur rendre services. L’interaction permanente, via un télésecrétariat médical, est la clé pour aider les professionnels de santé à fidéliser la patientèle et à gagner sa confiance.

Une télésecrétaire est à la fois l’ambassadrice, la porte-parole, la voix et les oreilles du ou des praticiens. Elle se fait le relais d’informations entre les appelants et l’équipe médicale, prend les appels, renseigne et oriente, prend et transmet les messages, fixe des rendez-vous et véhicule des consignes, annule ou déplace des consultations, écoute et trouve des solutions, calme et réconforte. Elle est également l’interlocutrice privilégiée des patients atteints de pathologies graves ou de parents qui s’inquiètent pour leurs enfants ou inversement…

Cependant, pour assurer ces fonctions en bonne et due forme elle doit surtout se munir des qualités professionnelles suivantes :

• La bonne écoute
• Maîtrise du jargon médical
• Capacité d’adaptation
• Avoir l’esprit de l’initiative
• Être organisée
• Être patiente
• Être perspicace et capable d’identifier les cas urgents.

Le télésecrétariat médical : comment ça marche ?

Un secrétariat téléphonique médical efficace répond rapidement et efficacement aux requêtes des patients. Le temps d’attente ne doit pas se montrer lent et décourageant. Avec une équipe de télésecrétaires à taille humaine de de 7 à 10, rompues à la gestion des appels et des rendez-vous en ligne, un médecin pourra travailler en toute sérénité. Mais, le respect des consignes du client est inhérent au bon déroulement de l’interaction.

Concrètement, la télésecrétaire du cabinet décroche à la place de la secrétaire, grâce à un basculement de votre ligne téléphonique. Gentillesse, professionnalisme et confidentialité sont nos maîtres-mots. Si les appels sont urgents, ils sont directement transférés au médecin. Les messages et coordonnées de vos clients vous seront quant à eux instantanément envoyés. Les services sont généralement assurés, du lundi au vendredi de 8h à 18h sans répit et le samedi matin de 8h à 12h.